Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común.
El enfoque de sistemas es una propuesta administrativa útil y válida que ha demostrado científicamente su efectividad, estrechamente relacionada con el entorno de la organización, que facilita la relación humanista empresarial y que permite la aplicación de modelos diferentes para problemas diferentes.
La idea esencial del enfoque de sistemas radica en que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.
Las organizaciones orientadas hacia sistemas pueden representarse por medio de modelos organizacionales tradicionales como el organigrama; sin embargo, si estos modelos se crean para que sean útiles y no como simple decoración de las oficinas, son con frecuencia bastante complicados. La ventaja de los gráficos de sistemas lineales de responsabilidad es que le permite permiten al usuario apreciar tanto su propio papel en la organización como el de los individuos con quienes debe trabajar todos los días. El gráfico de los sistemas lineales de responsabilidad permite la clara descripción de los papeles que desempeñan los individuos de la organización y, como tal, es modelo organizacional que centra su atención en las características del sistema.
El enfoque de sistemas comporta una macrovisión que pone al descubierto las categorías de insumo, producto, estructura, proceso, entorno, entre otras, con un atributo sinérgico como es la retroalimentación, a través del cual se puede institucionalizar el autodiagnóstico, con cuyas variables e indicadores, se pueda establecer una permanente estrategia tecnológica de cambio e innovación organizacional. Con ese comportamiento macrovisionario, se presta especial atención a los insumos de datos y a los procesos que realimentan la información del medio ambiente, para ajustar o anticipar las adecuaciones de la estructura interna y de las relaciones externas o enlaces de la organización con su contexto.
El enfoque de la administración la describe como una dinámica relación con su respectivo ambiente del que reciben varias entradas que se transforman de diferentes formas, así la organización recibe los insumos para evitar el colapso en que ésta entra cuando se agotan los insumos o no funcionan los procesos de transformación, lo que da lugar a actitudes negativas. Al no haber disposición y aceptación, tolerancia y condescendencia en los trabajadores, además de no haber identificación con la empresa y estar en predisposición a no integrarse, trae como consecuencia el desgaste de las demás áreas de la organización.
La retroalimentación, para hacerla mas efectiva, los especialistas en esta área toman como fuente principal a la información como insumo para saber qué producto quieren obtener y así tomar decisiones de correcciones más efectivas. Cuando se tiene una retroalimentación negativa se procede a requerir otros insumos (recursos, personal e información) nuevos para proceder a la transformación y requerir acción correctiva ya sea por que hubo defectos en el producto, cuando se obtienen egresos con daños corregibles la retroalimentación los pasa de nuevo a insumos.
Los sistemas abiertos estan en continua interacción con su ambiente con un equilibrio dinámico y recibe un continuo flujo de entradas (insumos) suficientes de recursos, transformación y salidas (egresos), además de que evita el proceso de entropía. Presenta relaciones de intercambios con su medio ambiente y consigo mismo.
El sistema cerrado es lo contrario al sistema abierto pues este opera con muy poco cambio en el ambiente por ser semi-cerrado, es decir que tienen pocas entradas y salidas. El sistema cerrado tiene pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, las cuales son bien conocidas y guardan en relación entre si una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto); por esta razón, el sistema cerrado tambien se denomina mecánico o determinista.
Las organizaciones son constituidas por personas, sin las personas en las organizaciones no existiría la ARRHH, ya que esta nació del aumento de la complejidad de las tareas debido a que el personal de la organización creció. La ARRHH se encarga de abastecer y aplicar adecuadamente los recursos de la empresa, del mantenimiento y desarrollo dentro de una organización. Todas las acciones que realiza el departamento de RRHH, en términos de un sistema, estan interrelacionadas, es decir, que unas tienen que ver con las otras.
Como la organización es un sistema abierto es importante analizar el entorno o ambiente para identificar los factores que afectan al área de RRHH.
Analizando al departamento de RRHH como sistema se puede obtener un esquema propio.
RRHH es el sistema que forma parte de uno mayor llamado llamado organización, y a su vez el departamento de RRHH esta integrado por subsistemas que son las áreas que lo componen como pueden ser el reclutamiento y selección, sueldos y salarios, capacitación y adiestramiento, etc. y cada una de estas formada por empleados que son los microsistemas.
El ambiente es todo aquello que envuelva al ambiente externamente de una organización o sistema. Es el contexto dentro del cual una organización está inserta.
Como la organización es un sistema abierto mantiene transacciones e intercambio con su ambiente. En cada uno de los factores del ambiente podemos encontrar variables que afectan al área de RH y es por esas variables que es importante el ambiente.
LA ARRHH COMO PROCESO
El proceso administrativo consiste en planear, organizar e integrar, dirigir y controlar el personal de una empresa que requiera de ser eficiente y eficaz en sus tareas.
La ARRHH es el proceso administrativo aplicado para el mejoramiento de los recursos en una organización para el logro de los objetivos organizacionales. El conjunto de funciones que realiza RRHH estan integrados en este proceso y con el cual se ayuda para encargase desde el reclutamiento hasta como controlar al personal de toda la empresa y retenerlo.
La planeacion de RRHH es el proceso de anticiparse y prever el movimiento del la gente hacia dentro, dentro de y hacia fuera de una organización. Su propósito es usar estos recursos con tanta efectividad como sea posible y contar con el numero requerido de personas con la capacidad para ocupar los puestos cuando y donde haya vacantes… El énfasis mayor en la planificación de RRHH representa el fundamento para establecer un programa efectivo de ARRHH y para coordinar loas funciones que se desarrollan dentro del mismo.
En esta etapa del proceso los administradores deben preparar una planeacion estratégica de el cómo hacer crecer a la empresa en base a sus objetivos y así satisfacer por consecuencia los del personal, incluye el escogimiento entre diversas acciones según los planes. Contiene también la elección de los objetivos empresariales y departamentales así como la determinación de los medios para alcanzarlos.
En la etapa de organización de RRHH se requiere que la organización de los departamentos en base a las funciones que se realizan en cada uno y prepara el como se operara para realizar dicha función, además de poner el orden el dinamismo de toda la empresa con ayuda de las demás áreas a través de las responsabilidad. Disponer de todo lo que vamos a analizar con que procesos, políticas en todos los sentidos para elaborar un producto o servicio.
La integración del individuo a las organizaciones ha ido evolucionando hasta llegar al humanismo, este en la actualidad ya no tiene mayo preponderancia en algunas organizaciones ya que estas se centran mas en las tareas por que ya no toman en cuanta a las necesidades de las personas solo la producción, se interesan mas en las tareas que en el humanismo.
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