D.O - SISTEMAS ORGANIZACIONALES - Clase 2

El hombre es un ser social y por lo tanto necesita comunicarse con sus semejantes para lograr metas u objetivos, que no podrían ser alcanzados de manera aislada. Así nacieron las organizaciones.

La organización desde este enfoque es definida como: “un sistema social compuesto por individuos o grupos de individuos, que mediante la utilización de recursos, realizan actividades interrelacionadas y coordinadas, para el logro de un objetivo en común, dentro de un contexto con el que establecen una influencia reciproca. Un SISTEMA es un conjunto de diversos elementos, mismos que se encuentran interrelacionas. Un sistema esta constituido por las relaciones entre diversos elementos del mismo.
Analizando la definición señalamos que un sistema social es un conjunto de individuos (gente) que se relacionan entre si, además utilizan recursos se refiere a que se valen de medios materiales (capital, materias primas, maquinarias, inmuebles, etc.), inmateriales (organización, objetivos, imagen y relaciones exteriores, cultura organizacional, etc.) y humanos.

Peter Drucker, uno de los más importantes pensadores contemporáneos, define a la organización como: “Un grupo compuesto por especialistas que trabajan juntos en una tarea común. Una organización está diseñada con propósitos y no se basa ni en la naturaleza psicológica del hombre, ni en su necesidad biológica, ésta pensada para que dure, tal vez no eternamente, pero si durante un periodo considerable”. Drucker aporta los conceptos de propósitos y saberes como elementos distintivos a fin de que una organización sea productiva y eficaz.
En cuanto a los propósitos, señala que es el hombre quien desea crear una determinada organización. No surge de la casualidad, sino de la “causalidad”. Es decir que la intención de crear una organización para alcanzar fines, es una “causa”, justamente la de su creación.
En cuanto a los saberes, Drucker señala que el grupo humano está formado por especialistas. No cualquiera puede formar parte determinada de una organización sino que para todo tipo de organización se requiere un perfil que abarque condiciones personales y también determinados conocimientos y experiencias que marcarán la diferencia dentro de una organización.

El ser humano en si es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, por lo cual el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir analizar primero la organización como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas. Con relación a esto, Senn (1988) señala que al analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los sistemas de información.
Un SISTEMA es un todo organizacional y unitario, compuesto de dos o mas partes interdependientes, componentes o SUBSISTEMAS (es un sistema alterno que se desarrolla en segundo término tomando en cuenta el intercambio cualquier forma o procedimiento) y delineados por limites identificables que lo separan de su supra sistema ambiental. Y se considera la Organización como un sistema socio técnico abierto integrado de varios subsistemas, con estas perspectivas, una organización no es simplemente un sistema técnico o social. Más bien, es la integración y estructuración de actividades humanas entorno de varias tecnologías. En el caso de la organización esta funciona como un sistema abierto ya que recibe insumos de la sociedad en forma de personal, materiales, dinero, información; transforma esos insumos en productos o servicios, y a su personal para mantener su participación.

La Organización es un sistema dinámico constantemente en cambio y en adaptación a las presiones internas y externas, y esta en un proceso continuo de evolución. Las organizaciones, como tales son organismos sociales vivos y por consiguiente es cambiante, nunca configuran una unidad lista y acabada, pues perdería el dinamismo y la actividad, que son necesarios para mantener la relación con el medio en que se ve inmerso el sistema organizacional. De ahí la importancia de la gestión del cambio planificado.
Los sistemas deben ser abiertos, su contraparte, los sistemas cerrados (se rehúsan al cambio, solo se desarrollan únicamente de manera interna y ejercen control estratégico según sus necesidades) solo existen en conceptualización, ya que es necesaria la interacción con el medio ambiente que rodea el sistema para poder adquirir un estado estableo equilibrio dinámico en la medida que mantiene su capacidad de transformación de energía o trabajo. Este sistema abierto es aquel que se encuentra en una relación  dinámica con su ambiente y que perciben diferentes entradas, que se transforman de alguna manera y salen en forma de productos.

El organismo como sistema, forma a su vez un ambiente condicionante, ya que los subsistemas y elementos que se integran en el, por ejemplo los recursos humanos son un elemento cuyo rendimiento depende de la aplicación que se le de y del medio desarrollado en su entorno.

Y al reconocer a la empresa como sistema se puede decir que es un organismo compuesto por múltiples elementos interconectados de manera compleja, y en evolución permanente bajo la influencia del medio exterior; y que debe ser orientado hacia la realización de objetivos generales.

Cada uno de los elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo por ejemplo en una organización existen departamentos (contabilidad, producción, ventas) cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema en cada departamento. En el departamento de ventas podría haber las secciones, por ejemplo, ventas al mayoreo, ventas al menudeo las cuales podrían considerarse como un subsistema de los departamentos.

Por otro lado la organización podría considerarse como un subsistema de economía hacia un suprasistema. El país puede aceptarse como un suprasistema mayor aún (el mundo) y este a su vez común sistema de su suprasistema el universo. El análisis que desea realizarse sobre las relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición de los límites del sistema, ósea establecer los elementos deberán quedar incluidos dentro del conjunto.

Cada sistema se encuentra entonces en un medio circundante (suprasistema). De la misma manera que existen relaciones entre diversos elementos del sistema, pueden existir tales anexos igualmente entre el sistema y el suprasistema. Se dice que el sistema abierto implica que reciba ciertas influencias del suprasistema y pueden así mismo influir de alguna manera. Sin embargo, en dos sistemas cerrados no existe intercambio alguno entre el sistema y el suprasistema. Cada sistema tiene ciertas fronteras que especifican los elementos que quedan incluidos dentro del mismo y tienen por objetivo conservar la integridad del mismo. Las organizaciones constituyen sistemas principalmente abiertos, en virtud de que existen múltiples interacciones entre ellos y su medio.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA ORGANIZACIONAL

Los sistemas organizacionales, cualesquiera que sean, tienen vida inicial y desarrollo a partir de incorporar y construir una serie de componentes que facilitan su configuración. Cumplen un rol fundamental. Cuando no funcionan con eficiencia, trae serios problemas.

Es importante acotar, que dentro de los sistemas existen parámetros los cuales se definen como:

• Las entradas (inputs) están conformadas por todo aquello que necesita el sistema para tener vida; son una serie de flujos que en su mayoría provienen del entorno, tales como la infraestructura física, los insumos, las máquinas, el dinero, la información y el potencial humano; también existen entradas que produce el propio sistema organizacional.
  

  • Estos recursos se incorporan al sistema a manera de flujos para que estos puedan funcionar normalmente y alcanzar los objetivos que ha previsto.
  • Son todos los flujos que necesita el referido sistema para operar con eficiencia y eficacia, y responder a las demandas del entorno con entropía negativa, estabilidad y adaptabilidad. 
• El procesador está dividido por el medio estructural al que concurren los flujos (inputs), los procedimientos u operaciones que sirven para transforman los flujos en productos o resultados según los requerimientos fijados en el proceso de planificación (outputs) y los trabajadores. El procesador está diseñado en función a las características, procesos técnicos, objetivos y metas asignadas. El procesador se dividen en:
• Medio estructural que concurren los flujos
• Trabajadores (transforman los flujos a través de procedimeintos)
• Procedimiento (operaciones)
• Las salidas o productos (outputs), son los diversos productos que el sistema organizacional envía al entorno que ha logrado el procesador al transformar las entradas (inputs).
• Proporciona parte de la energía que necesita el entorno, para que a su vez produzca las entradas que necesita
• El producto debería de satisfacer las necesidades de los clientes a los que sirve el sistema organizacional.
• Como las necesidades son variables, el sistema requiere identificar la característica del producto que le está demandando.
• La realimentación es la información o respuesta de retorno que ejerce el entorno en el sistema organizacional como resultado de la evaluación hecha por el entorno respecto a la “salida” (producto o servicio) recibida.
• La retroalimentación es un sistema que debe establecerse para alimentar el sistema organizacional con la información sobre los distintos acontecimientos que ocurren en el entorno.
• Sirve para comparar las salidas con un criterio o patrón previamente establecido.
• La acción del entorno se conoce mediante una evaluación y cuyo resultado debe ser informado al elemento regulador para que haga los ajustes necesarios y corrija lo que no esta funcionando bien.
• El regulador lo forma el conjunto de personas que diseñan, controlan y buscan la estabilidad y la adaptabilidad del sistema organizacional.
• Está constituido por las personas que toman las decisiones y el conjunto de normas que guían la actuación del procesador en correspondencia con las entradas y salidas.
• A través de la realimentación el regulador recibe respuestas del medio interno y externo, lo cual le permite confirmar o rectificar el comportamiento del sistema organizacional. 
• La actuación del regulador es fundamental ya que tiene que lograr que el sistema alcance sus objetivos y metas. Es el que va a posibilitar la estabilidad y la adaptabilidad del sistema.
• Habrá un regulador para todo el sistema organizacional y reguladores para cada subsistema, que en conjunto forman el sistema regulador.
• El sistema regulador está ligado al proceso de dirección, por lo que sus características dependen de cuáles son los fines de la organización y qué objetivos y metas debe alcanzar.
• Es imprescindible establecer un sistema regulador acorde con la necesidad que demanda el sistema organizacional. Para esto hay que tener una concepción muy clara de lo que se quiere que sea el sistema organizacional y qué estilo de dirección le es más eficiente y eficaz.
• El regulador trabaja usualmente con una serie de instrumentos de gestión muy vinculados a las definiciones que presentamos a continuación, tales como: estrategias, objetivos, metas, políticas, programas, y decisiones estratégicas.