RRHH I - ANALISIS DE PUESTO - Clase 6

Frecuentemente se alude a la conveniencia de que el departamento de recursos humanos posea un amplio bagaje de información relativa a los diferentes puestos de trabajo que les permita la ejecución de los procesos típicos de la función. Pero es importante que este bagaje, a partir de su análisis y posterior uso, permita incrementar la efectividad de las decisiones referentes a los procesos de gestión de recursos humanos, con miras naturalmente al incremento de la eficiencia global, porque los diferentes puestos se encuentran en relación directa con la productividad de cada organización. Si los puestos se diseñan bien y se desempeñan de forma adecuada, la organización se encuentra en vías de lograr sus objetivos.

El análisis de puesto es definido como el  procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas.

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado.

Esta técnica responde a la necesidad urgente de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, es indispensable conocer con toda precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlas bien.

Cuándo se necesita o recomienda el análisis de puesto:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:

• Cuando se funda la organización.
• Cuando se crea nuevos puestos.  
• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.
• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa.
• Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.
• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos.
• La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.
• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.
• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus necesidades en aspectos críticos de política de personal, corno remuneraciones, contratación y selección,diseño organizacional, evaluación del desempeño y la planificación de la mano de obra.

Así mismo, para:

1. Para los directivos, representa la posibilidad de saber con todo detalle en un momento dado las obligaciones y características de cada puesto.
2. Los supervisores, sobre todos los inmediatos al trabajador, conocen ciertamente las labores encomendadas a su vigilancia, Pero necesitan un instrumento en que se distingan con toda precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.
3. Los trabajadores realizarán mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
4. Para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.

Dificultades en la determinación de las labores

Es ciertamente difícil precisar los elementos que integran cada puesto, ya que éste, no sólo está formado por una serie de operaciones materiales, sino también por un conjunto de elementos impalpables, tales como la forma de realizar el trabajo, la responsabilidad que implica, las aptitudes que supone, los riesgos que origina, etc. Esta dificultad es mayor aún en la compleja vida industrial moderna, porque en ella el producto es obra conjunta de varias manos y recibe su fisonomía peculiar principalmente de las máquinas.

Por ello es indispensable el auxilio de una técnica:

1. Para recoger metódicamente los datos necesarios, con integridad y precisión.
2. Para separar loe elementos subjetivos del trabajo de los objetivos y materiales, y ordenar ambos grupos.
3. Para consignar por escrito en forma clara y sistemática los resultados del análisis.

Datos que se reúnen en el análisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de análisis de puesto como los siguientes:

• Actividades del trabajo.
• Actividades y procesos del trabajo.
• Registros de las actividades.
• Procedimientos utilizados.
• Responsabilidad personal.
• Actividades orientadas al trabajador.
• Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicación en el trabajo.
• Movimientos elementales para el análisis de métodos.
• Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo.
• Tangibles e intangibles relacionados con el puesto.
• Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
• Habilidades requeridas.
• Desempeño del trabajo.
• Análisis de error.
• Normas de trabajo.
• Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
• Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
• Condiciones físicas de trabajo.
• Requerimientos personales para el puesto.
• Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización.

Beneficios del análisis de puesto

a. Beneficios para con el responsable de recursos humanos

Cuando se acometa el proceso de análisis de puestos de trabajo deberá tomarse conciencia de su contribución al desarrollo de otros procesos típicos de gestión de recursos humanos. Así, el análisis de puestos de trabajo:

• Facilita el proceso de reclutamiento y selección del personal. El análisis de puestos y en concreto la especificación del mismo permite elaborar su perfil y conocer cuáles son las características de las personas idóneas para su desempeño, orientando sobre el lugar al que deberá acudirse para su reclutamiento así como establecer hipótesis sobre cuales deben ser las cualificaciones poseídas por los futuros titulares de los puestos y seleccionar los métodos adecuados para su selección.
• Propicia la transparencia en el proceso de contratación. Entendido éste como un proceso de elección bilateral entre la organización y el individuo, resulta importante poder suministrar a las personas información no sólo sobre las exigencias y obligaciones del puesto sino también sobre las satisfacciones suceptibles de obtenerse a través de su desempeño. Puede ser por tanto una información relevante para la decisión de los candidatos en cuanto a su pertenencia o no a la organización.
• Orienta el proceso de formación del personal. Tanto la descripción como especificación permite la preparación de programas de formación del personal dirigidos a conseguir el mayor ajuste entre los individuos y los puestos de trabajo que ocupan. Particular importancia reviste la formación de acogida, o sea, la ofrecida en los primeros momentos de la relación laboral, la cual va encaminada a conseguir que el individuo actúe de forma eficaz y eficiente en el desempeño del puesto adjudicado, así como prepararle para las transformaciones que ésta vaya a sufrir en un futuro próximo.
• Posibilita la gestión de las carreras profesionales de los individuos: promociones y demás movimientos de personal. La planificación de carreras requiere de información relativa a las exigencias y naturaleza que cada puesto plantea. Las promociones y los desplazamientos constituyen, en ocasiones, fuentes potenciales de conflicto como consecuencia de haber asignado individuos a puestos sin tener en consideración las características de ambos. El análisis de puestos contribuye a que se realice una correcta afectación de los recursos humanos, impidiendo que se cumpla el tan temido principio de Peters: "la persona asciende hasta que llega al nivel máximo de su incompetencia".
• También es considerado un soporte fundamental en el proceso de valoración de puestos y la armonización salarial. Las respectivas exigencias de los puestos y la ponderación de sus contribuciones permiten establecer una jerarquía de las retribuciones, de forma que puestos similares tengan también similares retribuciones.
• Igualmente, constituye un instrumento de inestimable ayuda para la evaluación del desempeño. Mediante el análisis de puestos de trabajo la organización puede identificar los comportamientos y resultados que distinguen aquellos individuos que obtienen excelentes desempeños de aquellos otros que no lo consiguen. Téngase en cuenta que la evaluación del desempeño no es más que valorar la eficiencia y eficacia con la que se desempeñan los puestos de trabajo.
• Rediseñar el trabajo. Como hemos visto anteriormente, el proceso de análisis de puesto de trabajo y el de diseño de los mismos está íntimamente relacionado. En ocasiones habrá que proceder al rediseño para eliminar las disfuncionalidades que se hayan detectado en la descripción de éstos.
• Permite la localización de fuentes potenciales de accidentes y enfermedades profesionales. El conocimiento de las condiciones en las que se realiza el trabajo y el "cómo" se ejecuta ponen de relieve aspectos que son suceptibles de provocar accidentes y enfermedades profesionales, con las consiguientes repercusiones para la organización.
• El análisis de puestos de trabajo incide en factores determinantes del comportamiento organizativo de los individuos cuales son, entre otros y principalmente, motivación y satisfacción

El análisis de los puestos de trabajo es por tanto un instrumento de gestión de los recursos humanos que se convierte, al menos, en una condición necesaria para el correcto desarrollo de los otros procesos.

 

b. Beneficios para los gerentes de departamentos.

• Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad.
• Permite realizar una mejor selección del personal.
• Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos. 

No sólo resulta importante este proceso para el departamento de recursos humanos; sino que también los directivos de línea se ven implicados en él. Señalemos que la dirección de recursos humanos es entendida a partir de su carácter compartido (responsabilidad de la línea y función del staff de personal). Las razones por las que los directivos de línea se interesan por el análisis de puestos de trabajo son las siguientes: primero, necesitan de esta información para comprender el flujo de trabajo que tiene lugar en su unidad y poder tomar decisiones que permitan incrementar su excelencia, la mayoría de ellas encaminadas a equilibrar la carga de trabajo entre sus subordinados; segundo, para poder intervenir con conocimiento de causa en el proceso de selección, de lo contrario su intervención estará cargada de juicios de valor o se limitará a delegarla en la unidad de recursos humanos; y tercero para poder realizar una objetiva evaluación de sus subordinados y, lo que es más importante, ofrecerles una retroalimentación útil y objetiva sobre su desempeño.

Además, el análisis de los puestos de trabajo ayuda a los directivos de línea a lograr un mejor reparto de tareas, responsabilidades y poderes, evitando de esta forma solapamientos que, en la mayoría de los casos, originan conflictos desagradables en el seno de la organización. La eliminación de la superposición de poderes juega un papel fundamental en la clarificación de la cadena de autoridad.

También el análisis de los puestos de trabajo permite que los directivos de línea logren alcanzar con mayor facilidad aquella tan repetida máxima que reza: "the right man in the right place". Por tanto, son previsibles incrementos de productividad al asignar con criterios de eficacia las personas a los distintos puestos de trabajo.

Finalmente, señalar que este proceso también posibilita la descentralización del control, pues los objetivos y funciones de los puestos de trabajo son conocidos por los miembros de la organización, liberando así al cuadro directivo de una pesada tarea que le resta tiempo y energías a sus otras obligaciones.

c. Beneficios para los empleados

• Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.
• Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo.
• Los datos obtenidos pueden ser utilizados para distribuir la carga de trabajo entre los empleados, de forma que se eviten situaciones discriminatorias entre éstos.

El Analista de puestos

La persona encargada de recoger, ordenar y consignar los datos, recibe el nombre de analista. Obviamente se comprende que debe tener capacidad de observación, mente analítica y corrección y calidad para expresarse. La forma escrita en que se consignan.

El administrador del programa instituye procedimientos, confecciona modelos, dirige la reunión de datos, verifica la marcha y se asegura del cumplimiento del calendario de ejecución. Puede ser el gerente de recursos humanos o algún otro.

Sus funciones más importantes consisten en eliminar superposiciones en las descripciones, asegurar que éstas estén redactadas en un estilo uniforme, dirigir los métodos de revisión, corrección y aprobación, y cerciorarse de que los proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos.

Por esto, quien sea nombrado administrador del programa debe estar familiarizado con la compañía, sus unidades de trabajo y divisiones funcionales. Debe ser respetado por todos, desde los administradores superiores a los supervisores de línea.El administrador del programa y los supervisores de línea deben tener una meta común y confianza mutua.

Algunas compañías se valen de unconsultor externo para presentar un nuevo programa de descripción de puestos.Se los emplea en medida diferente, que a veces va hasta la total responsabilidad por la preparación del manual definitivo de descripciones de puestos de la empresa.

Algunas compañías contratan al consultor para que actúe como asesor del administrador. Puede fijar rumbos, compartir sus experiencias, sugerir métodos o proporcionar aquellos servicios críticos de que carece la compañía. Aumenta la pericia del administrador del programa durante su evolución.

Proceso de obtención de información para el análisis de puestos

Esta compuesta por seis pasos que son:

1. Asegurar, para su éxito,  que el  apoyo  de  la  administración  superior sea visible.
2. Identificar los puestos que es necesario analizar.
3. Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos.
4. Reunir y organizar la información obtenida.
5. Revisar la información con los participantes.
6. Desarrollar una descripción y especificación de puesto.

Etapas del análisis de un puesto.

Un programa de análisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:

1.   Etapa de Planeación: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo de análisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia. Dependiendo de la situación en que se encuentra la empresa, pueden darse los siguientes pasos:

• Determinación de los cargos que van a describirse: deben examinarse cuidadosamente cuáles son los cargos que van a describirse e incluir sus características.
• Elaboración del organigrama: al colocarse el puesto en el organigrama, se obtiene información adicional.
• Elaboración del cronograma de trabajo: especificando los tiempos y por donde se iniciará el programa de análisis. El éxito de un programa puede verse afectado si el programa se inicia durante un período de incertidumbre económica o intranquilidad laboral, ya que los empleados podrían considerar al programa como una amenaza para su seguridad.
• Es importante que el programa se introduzca en el departamento en que los supervisores y empleados estén más dispuestos a cooperar.
• Elección de los métodos de análisis que se aplicarán: los métodos se escogen según la naturaleza y las características del cargo.
• Selección de los factores de especificaciones: se realiza sobre la base de dos criterios: Criterio de generalidad: los factores de especificaciones deben estar presentes en la totalidad de los cargos que van a analizarse o, al menos, en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las características ideales de los ocupantes; por debajo de ese porcentaje, el factor desaparece y deje de ser adecuado para la comparación; y Criterio de variedad o diversidad: los factores de especificaciones deben variar según el cargo, es decir, no pueden ser constantes o uniformes
• Selección de los factores de especificaciones: Los factores de especificación constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un cargo, por lo que se hace necesario dimensionarlos para establecer que segmento de su totalidad servirá para analizar un determinado conjunto de cargos.
• Graduación de los factores de especificaciones: un factor de especificación se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación. La graduación consiste en asignarles valores que representan segmentos de su amplitud de variación. 

2.  Etapa de Preparación: en esta etapa se reúnen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes actividades:

• Reclutamiento, selección y entrenamiento de las personas que conformarán el equipo de trabajo: las personas a cargo del proyecto deben comprender los propósitos que se persiguen y cómo se obtendrán con objeto de poder explicar el programa a otros miembros de la organización.
• Preparación del material de trabajo: confección del material impreso para que ayude al personal a familiarizarse con los propósitos y beneficios del análisis de puestos.
• Disposición del ambiente.
• Recolección previa de datos. Se realiza a través de: Entrevista: ya sea a las personas que ocupan el puesto, a los supervisores y colaterales (proveedores o clientes internos), estas pueden ser individual o colectiva; La observación del puesto: ya sea en forma directa para observar como lo hace, con que maquinas o herramientas, el esfuerzo o talento que despliega, el tiempo que le demanda, etc. También puede ser en forma indirecta mediante filmaciones, fotos o cámaras instaladas. Es más recomendable para trabajos operativos o manuales; Cuestionarios: se diseñan cuestionarios con las preguntas necesarias y pertinentes, para entregar a los trabajadores para que lo llenen o para preguntarles durante la entrevista. Pueden ser estructurados o abiertos, este último es más recomendable y se puede combinar con la entrevista; Diario o bitácora del empleado: es un registro donde se anotan todas las ocurrencias del trabajo y en base a ello se determinan las actividades más importantes desarrolladas. También puede ser una descripción de la secuencia de actividades que realiza cada cierto tiempo, lo cual ayuda a entender el trabajo; Medición de tiempos, movimientos y esfuerzo: se efectúa mediciones de los movimientos que realiza, el tiempo que emplea y el esfuerzo que despliega, para determinar el nivel de concentración, la fatiga y los riesgos inherentes.

3. Etapa de Ejecución: en esta etapa se procederá a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que se analizarán y luego se redactará el análisis. Un detalle de las actividades que se realizarán en esta etapa son:

• Recolección de los datos: el analista obtiene la información del puesto según el método escogido. Para que el análisis de puestos cumpla los objetivos, los datos proporcionados deben ser precisos. Las personas responsables de reunir y revisar los datos deben estar atentas a la omisión de hechos importantes, la inclusión de declaraciones imprecisas, la tendencia a exagerar la dificultad o importancia del cargo.
• Selección de los datos obtenidos. 
• Redacción provisional del análisis. 
• Presentación de la redacción provisional: Las descripciones provisionales de cada puesto se entregan al supervisor inmediato para que las compruebe y apruebe.
• Redacción definitiva del análisis. 
• Presentación de la redacción definitiva del análisis: para la aprobación por el organismo responsable de su oficialización en la empresa.